当今很多企业喜欢用TIM，微信来进行办公交流，大企业有自己研发的内部沟通工具，比如网易的网易泡泡、百度的百度HI、中国电信的易信等，一来更符合公司业务，二防止信息泄露。然而在一个企业中，使用邮件进行工作交流才算是规范的沟通方式。
曾经看过一条动态写道，“如何评估公司内部是否高效协同，可根据日邮件数指标的高低，反应出该企业内部是否高效协同“。从此延伸出公司内部运转效率有多高，就看日邮件数量有多少。
“邮件“也是产品经理非常有效的利器之一，它能够“帮助”产品经理有效推动项目，还能激励项目组成员，信息传达时减少沟通漏斗，提高沟通效率。
1. 减少沟通漏斗
先分享一个关于“观测哈雷彗星的传话”的故事，1910年美军的一次部队的命令传递是这样的：
营长对值班军官：明晚大约８点钟左右，哈雷彗星将可能在这个地区看到，这种彗星每隔76年才能看见一次。命令所有士兵穿着野战服在操场上集合，我将向他们解释这一罕见的现象。如果下雨的话，就在礼堂集合，我为他们放一部有关彗星的影片。
值班军官对连长：根据营长的命令，明晚８点哈雷彗星将在操场上空出现。如果下雨的话，就让士兵穿着野战服列队前往礼堂，这一罕见的现象将在那里出现。
连长对排长：根据营长的命令，明晚８点，非凡的哈雷彗星将身穿野战服在礼堂中出现。如果操场上下雨，营长将下达另一个命令，这种命令每隔76年才会出现一次。
排长对班长：明晚８点，营长将带着哈雷彗星在礼堂中出现，这是每隔76年才有的事。如果下雨的话，营长将命令彗星穿上野战服到操场上去。
班长对士兵：在明晚８点下雨的时候，著名的76岁哈雷将军将在营长的陪同下身着野战服，开着他那彗星牌汽车，经过操场前往礼堂。
从故事中发现多层级信息传递容易产生“失真”问题。即使重点被传送了下去，也会缺少很多信息细节。当一个人和另一个人沟通时，嘴里说出来的信息已经打折，往往只能说出80%的信息。
而在接收者一端，最终能够接收到的信息可能只有60%，而其中能消化掉的只有40%。所以从故事中，连长到排长再到士兵，每一层都减少40%的信息量，导致下面层级再次传递信息的时候内容完全“变了个样”。
这种现象特别容易发生一个大企业中，一个任务的传达往往要通过层级的方式，而这就像一个漏斗，当任务下达到最底层的时候，已经遗漏很多关键信息。
在互联网团队一个再小的需求沟通从口头传达，再到团队人员吸收理解，这个极短的过程中都非常容易产生偏差。运用邮件恰好能够解决“沟通漏斗”问题。一方面，文字表达更加正式；另一方面，口头表达较难达到“原句传递”的状态，而邮件可以实现“原文转发”，保证了发件人信息的真实性和完整性，防止信息被过滤而导致理解偏差。有效解决产品经理一对多时信息不对称问题。
2. 邮件驱动
在同一个项目中沟通都内容，可以集中到同一封邮件中。也就是说，无论沟通了多少次，都可以在同一封邮件中看到所有的记录，减少了调取资料的麻烦。从立项到需求评审再到上线持续迭代，邮件能清晰的回顾产品某一个阶段、某一个版本的历程，并且可快速查找。
既然邮件让信息变得“可查”，这也让跨部门沟通更加顺畅，因为双方领导都能看到邮件，一些承诺与需求可以更加有效进行推进，毕竟“领导们”都看着，成员责任感就会更强。那么在项目发生问题的时候，也可通过当时的邮件记录，确定是哪一个环节发生了错误，并且“责任到人”。这不仅能够帮助企业更快地找到问题所在，还能够明晰责任，减少纠纷。
据不可靠调查，在项目中33.3%的矛盾来源于口头承诺然后其中一方“耍赖皮”，所以在工作上的事情尽可能不要口头/聊天工具上进行传达，养成一切以邮件传达为准的工作规范。
3. 邮件激励
现在很多团队的“邮件曲线”随时间推移和邮件数量都是呈“上升”状态，这反应出邮件数量在产品评审和研发期间邮件数会比较多，一旦产品上线后就立刻没声了。
健康的“邮件曲线”应该是随时间推移邮件数量上升，随着产品上线，后邮件减少逐渐为零，而不是直接为零。
最好的邮件结尾应该是激励或复盘反省，当某个的版本/活动“成功”了，版本/活动数据非常好看，超预期完成目标时，通过邮件感谢团队付出并简述下阶段计划，如果此前有团队成员之间存在相关矛盾，这类邮件基本能一笔勾销，毕竟谁也不会和项目成功过不去。
但“不成功”的时候作为产品也要端正心态，正面面对，邮件上描述相关原因，主动“背锅”。要有一种“成功”了就是团队牛叉，“不成功”就你自己“菜”的思想觉悟，因为这个项目的产品经理是你不是别人。
4. 邮件沟通框架
首先确定一个沟通目标，发邮件并不是与平时聊天一样随随便便写点东西、发个附件就完成了，而是要花时间去思考措辞，并且条理清楚地进行表达。
有些产品经理在发送带有附件的邮件时，并不会在邮件正文解释附件的内容、用途。他们认为邮件接受方打开附件自然就明白了。
然而现实中很可能不按你的剧本走。发送带有附件的邮件更需要做出详细解释，告诉接收方每个附件的作用，有些附件部分人必看，而有部分人可不看，这样才算达到了沟通的目的。否则接收方很可能附件都不会下载，这样就会造成沟而不通。
普适性比较强的邮件沟通框架
- 我希望让对方了解什么？
- 我希望对方记住什么？
- 我希望对方有什么感觉？
- 我希望对方做些什么？
达到发送->接受->反馈3个有效沟通环节。